Bevor wir über Recruiting-Kosten reden: Was kostet eine unbesetzte Stelle?
Die Bundesagentur für Arbeit hat 2024 in der Engpassanalyse gemessen: Im Handwerk dauert eine Vakanz im Schnitt 224 Tage. 2015 waren es 104. Bei Berufskraftfahrern liegt die Besetzungsdauer ebenfalls über 200 Tage, bei rund 80.000 offenen LKW-Fahrer-Stellen in Deutschland. Das ist kein Recruiting-Problem. Das ist ein Bilanzproblem.
Die Standardformel für Vakanzkosten (Cost of Vacancy) ist einfach: Brutto-Jahresgehalt geteilt durch 250 Arbeitstage, multipliziert mit einem Faktor (1 für Hilfskraft, 2 für Fachkraft, 3 für Führung), multipliziert mit der Vakanzdauer in Tagen. Das ergibt den entgangenen Wertschöpfungsbeitrag der unbesetzten Stelle.
Konkrete Beispiele aus der Praxis:
- Berufskraftfahrer (40.000 EUR Brutto, Faktor 2, 200 Tage): 22.016 EUR Vakanzkosten pro Stelle.
- Anlagenmechaniker SHK / Elektroniker (45.000 EUR Brutto, Faktor 2, 224 Tage): 32.600 EUR Vakanzkosten pro Stelle.
- Disponent Logistik (55.000 EUR Brutto, Faktor 2, 200 Tage): rund 27.000 EUR Vakanzkosten pro Stelle.
Die Stepstone-Studie kommt für den deutschen Mittelstand auf einen Vakanzkosten-Schnitt von 29.000 EUR pro Stelle. Im Finance-Bereich sind nach derselben Studie sogar bis zu 130.000 EUR pro unbesetzter Stelle möglich, mit einem Sweet-Spot bei rund 67.000 EUR. Der wirtschaftliche Gesamtschaden für den deutschen Mittelstand wird auf über 50 Milliarden EUR pro Jahr beziffert.
Diese Bezugsgröße müssen Sie kennen, bevor Sie über Recruiting-Kosten reden. Ein Headhunter-Honorar von 11.000 EUR wirkt teuer, wenn Sie nur die Rechnung sehen. Es wirkt günstig, wenn Sie 22.000 EUR Vakanzkosten pro Monat dagegen rechnen. Mehr zu den Branchen-Spezifika: Vakanzkosten LKW-Fahrer im Detail und Vakanzkosten im Handwerk.
Cost per Hire: Die einzige Kennzahl, die wirklich zählt
Cost per Hire (CPH) ist die Summe aller Recruiting-Kosten geteilt durch die Anzahl tatsächlicher Einstellungen. Klingt trivial. Wird aber von den meisten Anbietern systematisch verschleiert, weil ehrliche CPH-Zahlen unbequem sind.
Die deutsche Realität liegt zwischen 4.700 und 10.000 EUR pro Hire (Aivy-Lexikon, IZA-Studie). McKinsey hat 2024 einen Schnitt von 5.500 EUR berechnet. Die IAB-Stellenerhebung kommt auf 1.300 EUR, das ist allerdings ein Statistik-Artefakt: Massen-Helfer-Einstellungen drücken den Schnitt nach unten.
Spreizung nach Berufsgruppen (Branchen-Benchmarks):
- IT-Positionen: 8.000 bis 15.000 EUR
- C-Level / Executive: 20.000 bis 50.000 EUR
- Spezialisierte Ingenieure: 10.000 bis 20.000 EUR
- Sales / Business Development: 5.000 bis 12.000 EUR
- Finance / Controlling: 4.000 bis 9.000 EUR
- Klassische Fachkräfte (Logistik, Handwerk): 2.500 bis 5.000 EUR
Cost per Hire ist die ehrlichste Kennzahl. Sie macht jedes Modell vergleichbar. Und sie verzeiht keine versteckten Kosten. Wenn ein Anbieter Ihnen den CPH nicht nennen kann oder will, hat er einen Grund.
Cost per Hire ist NICHT dasselbe wie Pay-per-Hire. Pay-per-Hire ist ein Anbieter-Modell (Provision wird nur bei Einstellung fällig). Cost per Hire ist eine Kennzahl. Diese Begriffsverwirrung wird im Markt gerne ausgenutzt. Bleiben Sie sauber.
Bevor wir in die Einzelmodelle steigen: Der gesamte Markt zerfällt in vier Familien. Wer die Familien kennt, kann Anbieter sofort einordnen, statt sich von Pricing-Folien blenden zu lassen.
Erfolgshonorar
Headhunter, Personalvermittlung, Pay-per-Hire-Plattformen. Provision 20-35 % vom Brutto-Jahresgehalt oder Festpreis bei Einstellung. CPH-Range 3.000-50.000 €. Onboarding fehlt fast immer.
Werbebudget-Selbstbedienung
Sponsored Stellenanzeigen (StepStone, Indeed CPSA), Active Sourcing über LinkedIn. CPH-Range 1.800-6.000 €. Time-to-Fill bleibt das Problem, interne Sichtungs-Zeit oft unterschätzt.
Marketing-Stack
Social-Recruiting-Agentur, 90-Tage-Fachkraftsystem, KI-System schlüsselfertig. CPH-Range 475-2.200 €. Hebel für klassische Mittelstands-Stellen, mit echter Vorqualifizierung und Onboarding.
Eigen-Recruiting
Indeed kostenlos, Bundesagentur, eigene Karriereseite, Mitarbeiterempfehlung (501-1.000 € Prämie). Direkter Geldfluss niedrig, versteckte Personalkosten und Vakanzkosten hoch.
Die 9 Recruiting-Modelle im direkten Vergleich
Ich habe diese Tabelle so gebaut, dass Sie in zwei Minuten sehen, wo Sie heute stehen und was die Alternative kostet. Achten Sie auf die letzte Spalte. Da entscheidet sich, ob Recruiting wirklich günstig ist oder nur günstig wirkt.
| # | Modell | Setup / Fix | Variabel / Erfolg | CPH-Range | Wann sinnvoll | Versteckte Kosten |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Headhunter (Executive Search) | – | 25-35 % vom BJG | 15.000-50.000+ € | Top-Management ab 100K Gehalt | Kein Onboarding, Garantie 3-6 Monate |
| 2 | Personalvermittlung (klassisch) | – | 20-30 % BJG (BDU 27,8 %) | 8.000-20.000 € | Spezialisten 60-100K, schnell | Garantie nur 3-6 Monate |
| 3 | Sponsored Stellenanzeigen (StepStone, Indeed) | 199-2.399 € (StepStone) bzw. 5-30 € CPSA (Indeed ab 02/2026) | – | 1.800-4.500 € | Volume-Hires Generalisten | Hohe interne Sichtungs- und Vorquali-Zeit |
| 4 | Pay-per-Hire-Plattformen | 0 € | 2.000-7.000 € pro Hire | 3.000-7.000 € | Wenn intern Recruiter da ist | Anbieter-Anreiz, jeden als „passend" zu framen |
| 5 | Social-Recruiting-Agentur | 1.500-3.000 € Setup + 800-2.500 €/Monat | – | 800-2.200 € | Volumen-Bedarf in Logistik / Handwerk | Account-Manager-Rotation, kein Onboarding |
| 6 | 90-Tage-Fachkraftsystem | 3.500 € Setup + 2.000 €/Monat (3 Monate) | ~ 1.000 € Werbebudget extern | Logistik-Case 475 € Monat 1, im Mittel auf Headhunter-Niveau | Mittelstand 5-50 MA, Logistik + SHK / Elektro | 3 Monate Mindestlaufzeit |
| 7 | KI-System schlüsselfertig | 10.000 € einmalig | – | nach Übergabe nahezu 0 € (Werbebudget extra) | Kunde will langfristig autark recruiten | Eigenes Server-Hosting nötig |
| 8 | Eigen-Recruiting (Indeed kostenlos + Arbeitsagentur) | 0 € direkt | – | 0 € direkt / 1.000-3.000 € interne Zeit | Notlösung, kleines Volumen | Vakanz dauert deutlich länger (über 200 Tage) |
| 9 | Active Sourcing (LinkedIn) | 122,92 €/Monat Recruiter Lite | + 7,3 h pro Recruiter / Woche | 2.500-6.000 € | IT, Tech, Akademiker | InMail-Limit, sehr zeitintensiv |
| 10 | Mitarbeiterempfehlung (Bonus) | – | 501-1.000 € Prämie (95 % Geld) | 500-1.500 € | Nur wenn Belegschaft motiviert | Skaliert nicht, 1-3 Hires pro Jahr realistisch |
Quellen: BDU-Honorarstudie 2024/2025, Aivy-Lexikon, IZA-Studie, McKinsey 2024, StepStone Pricing 2026, Indeed CPSA Update 02/2026, CleverConnect-Studie Mitarbeiterempfehlung, eigene Kampagnendaten 2024-2026.
Wer 8 von 9 Modellen kennt, sieht das Muster: Niemand misst Cost per Hire ehrlich. Und genau das ist der Hebel.
Modelle mit Erfolgshonorar: Headhunter, Personalvermittlung, Pay-per-Hire
Diese drei Modelle haben eines gemeinsam: Bezahlt wird (überwiegend) bei Einstellung. Klingt fair. Hat aber Tücken.
Headhunter (Executive Search)
Der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) erhebt regelmäßig Honorardaten der Branche. Aktueller Branchendurchschnitt: 27,8 Prozent vom Brutto-Jahresgehalt der besetzten Stelle. 69 Prozent aller Headhunter liegen in der Spanne von 20 bis 30 Prozent. Premium-Headhunter im Executive Search starten ab einem Mindest-Jahresgehalt von 75.000 EUR und arbeiten oft im Drittel-Modell: 33 Prozent bei Auftrag, 33 Prozent bei Shortlist, 33 Prozent bei Hire (Retainer-Modell).
Konkretes Rechenbeispiel:
- Berufskraftfahrer 40.000 EUR Brutto: 11.120 EUR Honorar
- Anlagenmechaniker SHK 45.000 EUR Brutto: 12.510 EUR Honorar
- Disponent 55.000 EUR Brutto: 15.290 EUR Honorar
- Geschäftsführer 120.000 EUR Brutto: 33.360 EUR Honorar
Standard-Garantiezeit: 3 bis 6 Monate. Kündigt der Hire danach, gibt es keine Erstattung. Sie zahlen erneut.
Personalvermittlung (klassisch)
Das Mittelfeld zwischen Headhunter und Plattform. Honorar 20 bis 30 Prozent vom Brutto-Jahresgehalt, Fokus auf Spezialisten im Gehaltsbereich 60.000 bis 100.000 EUR. Etwas schneller als Executive Search, etwas weniger Tiefe in der Diagnose. CPH-Range realistisch 8.000 bis 20.000 EUR. Ähnliche Garantiestruktur wie Headhunter.
Pay-per-Hire-Plattformen
Eine Marktkategorie, in der Anbieter (etwa Workwise und vergleichbare Plattformen) keinen Setup nehmen, sondern erst bei Einstellung kassieren. Klingt risikolos. Der Konstruktionsfehler: Wer auf Hire bezahlt wird, hat ein wirtschaftliches Interesse, jeden plausiblen Kandidaten als „passend" zu framen. Das verschiebt die Qualitätskontrolle vollständig zu Ihnen, der Zeitdruck und Vakanzkosten reduziert ohnehin schon Ihre Sorgfalt.
CPH-Range realistisch 3.000 bis 7.000 EUR pro Hire. Sinnvoll, wenn Sie intern eine starke Recruiting-Funktion haben, die selbst hart filtern kann. Nicht sinnvoll, wenn Sie die Vorqualifizierung mit-einkaufen wollten.
Im direkten Gegenüber wird sichtbar, wo der Marktstandard endet und wo das System ansetzt:
„Pay-per-Hire" als Marktbezeichnung meint dieses Anbieter-Modell. Es ist NICHT mein Service-Modell. Wenn Sie das Wort woanders im Recruiting-Markt lesen, geht es um Modell 4. Mein Modell läuft anders, dazu unten in Abschnitt 6.
Modelle mit Werbebudget-Selbstbedienung: Stellenanzeigen und Active Sourcing
Diese Modelle haben kein Pricing-Problem. Sie haben ein Time-to-Fill-Problem. Während Sie posten und sourcen, läuft die Vakanz.
Sponsored Stellenanzeigen (StepStone, Indeed)
StepStone-Pakete (Stand 2026):
- Pro Campus (30 Tage): 199 EUR
- Select (15 Tage): 329 EUR
- Pro (30 Tage): 1.399 EUR
- Pro Plus (30 Tage): 1.699 EUR
- Pro Ultimate (60 Tage): 2.399 EUR
- All Jobs (Flatrate, jährlich): bis 75 % günstiger pro Anzeige
Indeed-Modellwechsel ab 02/2026: Statt Pay-per-Click gilt jetzt Cost per Started Application (CPSA): 5 bis 30 EUR pro begonnener Bewerbung, je nach Stelle und Wettbewerb. Zusätzlich seit 10.12.2025: bis zu 3 kostenlose Stellenanzeigen pro Monat.
CPH-Realität bei reinen Stellenanzeigen: 1.800 bis 4.500 EUR pro Hire. Klingt gut, bis Sie die interne Zeit dazurechnen, mehr dazu in Abschnitt 8 (versteckte Kosten).
Bevor Sie 1.700 EUR für ein StepStone-Pro-Paket ausgeben, schreiben Sie die Anzeige richtig. Eine schwache Anzeige verbrennt das Budget zuverlässig. Mehr dazu in der Anleitung Stellenanzeige schreiben.
Active Sourcing über LinkedIn
LinkedIn Recruiter Lite: 122,92 EUR pro Monat (rund 1.475 EUR Jahresgebühr). 30 InMails pro Monat inklusive. Eigene LinkedIn-Daten zeigen: Recruiter wenden im Schnitt 7,3 Stunden pro Woche für Active Sourcing auf. Bei einem internen Recruiter mit 4.500 bis 6.000 EUR Brutto-Monatsgehalt entspricht das versteckten Personalkosten von 800 bis 1.100 EUR pro Monat allein für die Sourcing-Zeit.
Sinnvoll für: IT, Tech-Spezialisten, Akademiker, Sales-Profile. Nicht sinnvoll für: gewerbliche Berufe (LKW, Lager, Handwerk), die nur eingeschränkt auf LinkedIn unterwegs sind.
CPH-Realität: 2.500 bis 6.000 EUR pro Hire (Lizenzkosten + interne Recruiter-Zeit gerechnet).
Modelle mit Marketing-Stack: Social-Recruiting-Agentur, 90-Tage-Fachkraftsystem, KI-System
Hier liegt der Hebel für klassische Mittelstands-Stellen (Logistik, Handwerk, gewerbliche Berufe). Drei Varianten, die sich im Reifegrad unterscheiden.
Social-Recruiting-Agentur (Markt-Standard)
Der Markt für Social-Recruiting-Dienstleister hat sich seit 2022 stark professionalisiert. Typische Preisstruktur:
- Setup-Gebühr: 1.500 bis 3.000 EUR einmalig (Account-Aufbau, Kreativ-Set, Tracking)
- Monats-Honorar: 800 bis 2.500 EUR pro Monat
- Werbebudget extern: 800 bis 2.000 EUR pro Monat (direkt an die Plattform)
- CPH-Range: 800 bis 2.200 EUR pro Hire
40 bis 60 Prozent günstiger als reine Jobbörsen-Strategie. Häufige Schwachstelle: Account-Manager-Rotation (alle 6-9 Monate neuer Ansprechpartner), kein integriertes Mitarbeiter-Onboarding nach der Einstellung, oft generische Anzeigentexte ohne Branchen-Tiefe.
Das 90-Tage-Fachkraftsystem (mein Service-Modell)
3.500 EUR Setup einmalig, 2.000 EUR pro Monat, drei Monate Mindestlaufzeit. Werbebudget kommt extern dazu, etwa 1.000 EUR pro Monat direkt an die Werbeplattform.
Was unterscheidet es von der klassischen Social-Recruiting-Agentur? Drei Säulen, elf Bausteine:
Säule 1: Bessere Bewerberqualität
KI-Wunschprofil aus dem Onboarding, KI-Sprachfilter (Buch-Methodik), telefonische Vorqualifizierung durch Senior-Berater mit 40 Jahren Berufserfahrung, lernender Algorithmus.
Säule 2: Kein Lebenslauf-Chaos
Recruiting-Cockpit mit Bewerber-Pipeline, automatisierte Bewerber-Mails (Bestätigung, Absage, Weiterleitung), KI-Gesprächsleitfaden personalisiert pro Kandidat.
Säule 3: Fluktuationsschutz
90-Tage-Fluktuationsschutz (1× kostenfreie Nachbesetzung wenn Hire in den ersten 90 Tagen kündigt), Mitarbeiter-Onboarding-Landingpage pro Hire mit 30/60/90-Tage-Modulen, optional Recruiting-Video-Addon.
Bewerber-Garantie: 15 qualifizierte Bewerber in 90 Tagen, andernfalls läuft die Kampagne unbefristet weiter, ohne weitere Kosten.
Was die Methode angeht: In meinem Buch Der Bewerber-Code beschreibe ich einen davon, den KI-Sprachfilter, der vor jeder Anzeige läuft. Das ist Säule 1, Baustein 2. Probekapitel ohne Bestellung gibt es im Author-Bereich am Ende.
Headhunter würde für eine vergleichbare Logistik-Stelle (Berufskraftfahrer, 40.000 EUR Brutto) 11.120 EUR pro Hire nehmen. Ohne Onboarding, ohne weiterlaufende Kampagne, ohne Garantie über die gesetzlichen 3 Monate hinaus. Mein Modell liegt bei einem einzigen Hire schon auf Headhunter-Niveau, jeder weitere Hire senkt den Schnitt erheblich. Im Logistik-Case (siehe nächster Abschnitt): 475 EUR pro Hire im ersten Monat.
- ✓ Kampagnenmanagement, Creative-Refresh, A/B-Tests
- ✓ Senior-Telefonquali, KI-Matching, Interview-Leitfaden
- ✓ Recruiting-Cockpit, Auto-Mails, Wochen-Reporting
- ✓ 90-Tage Mitarbeiter-Onboarding-Paket pro Hire
- ✓ 90-Tage-Fluktuationsschutz: 1× kostenfreie Nachbesetzung
- ✓ Bewerber-Garantie: 15 qualifizierte pro Stelle in 90 Tagen
KI-System schlüsselfertig (10.000 EUR einmalig)
Die produktisierte, schlüsselfertige Variante. Wird auf einem eigenen Server beim Kunden installiert (n8n, KI-Stack, Lead-Cockpit). Das Kern-Versprechen: Nach Übergabe brauchen Sie nie wieder eine Recruiting-Agentur. Sinnvoll, wenn Sie langfristig 4 oder mehr Stellen pro Jahr besetzen wollen und Wert auf Autarkie legen.
10.000 EUR einmalig. Werbebudget weiterhin extern an die Plattform. Laufende Lizenzkosten für die zugrunde liegenden Tools (n8n, Cockpit) sind im Vergleich zu Agentur-Modellen vernachlässigbar.
Eigen-Recruiting und Mitarbeiterempfehlung: Wann sie reichen, wann nicht
Eigen-Recruiting (klassisch)
Indeed kostenlos (3 Anzeigen pro Monat seit Dezember 2025), Bundesagentur für Arbeit, eigene Karriereseite. Direkter Geldfluss: 0 EUR. Versteckter Geldfluss: hoch. Eine eigene Stellen-Sichtung kostet typisch 4 bis 8 Stunden pro Woche pro offene Stelle, das sind bei einer Sachbearbeiterin (50.000 EUR Brutto) versteckte Kosten von 800 bis 1.600 EUR pro Monat pro Stelle.
Hauptproblem: Vakanz dauert deutlich länger als bei aktiven Modellen, weil Sie nur reaktiv sind. Im Handwerk sind 224 Tage statistisch realistisch. Das sind weiter laufende Vakanzkosten von 32.600 EUR.
Sinnvoll als: Notlösung, kleines Volumen, Stellen ohne Zeitdruck, wenn die Belegschaft eine sehr starke Pipeline empfehlen kann.
Mitarbeiterempfehlung
95 Prozent der Unternehmen mit Empfehlungs-Programm zahlen Geldprämien (CleverConnect-Studie). Modal-Prämienhöhe in DACH: 501 bis 1.000 EUR brutto. Weniger sympathisch in der Berechnung: Von 1.000 EUR Bruttoprämie kommen beim Mitarbeiter nach Lohnsteuer und Sozialversicherung im Schnitt nur 547 EUR netto an. Das ist der Grund, warum 21 Prozent der Unternehmen auf Sachprämien (Urlaubstage, Gutscheine, Erlebnisse) ausweichen.
CPH-Realität: 500 bis 1.500 EUR pro Hire (inkl. Onboarding-Aufwand). Damit das billigste Modell überhaupt, wenn es funktioniert.
Drei Schwächen: Skaliert nicht (1 bis 3 Hires pro Jahr realistisch in einem 30-MA-Betrieb). Kollegen-Auswahl-Bias (es kommen Empfehlungen wie der Empfehlende selbst, nicht wie das Stellenprofil). Ist abhängig von Belegschafts-Motivation, die Sie nicht direkt steuern.
Mitarbeiterempfehlung ist die billigste Methode. Sie ist auch die unzuverlässigste. Drei Empfehlungen pro Jahr decken keine Wachstumsstelle in einem expandierenden Logistikbetrieb.
Was Sie WIRKLICH zahlen: Versteckte Kosten in jedem Modell
Die Listenpreise lügen nicht direkt. Sie verschweigen aber, was Recruiting wirklich kostet. Sechs Modelle, sechs versteckte Kosten:
Headhunter: Onboarding fehlt komplett. Wenn der Hire nach 4 Monaten kündigt (kurz nach der Garantiezeit), zahlen Sie das volle Honorar erneut. Bei Berufskraftfahrer 40K Gehalt sind das weitere 11.120 EUR plus erneute Vakanzkosten von 22.000 EUR.
Sponsored Stellenanzeigen: 4 bis 8 Stunden interne Sichtungszeit pro Woche pro Stelle. Bei mehreren parallelen Stellen multipliziert sich das. Versteckte Personalkosten: 800 bis 1.600 EUR pro Monat pro Stelle. Hinzu kommt: niedrige Antwortrate auf „passende" Profile, weil die Anzeige im Listing untergeht.
Pay-per-Hire-Plattformen: Anbieter-Anreiz-Konflikt. Wer für Hire bezahlt wird, framed jeden plausiblen Kandidaten als „passend". Sie tragen die volle Diagnose-Last.
Social-Recruiting-Agentur: Account-Manager-Rotation alle 6-9 Monate, Wissenstransfer geht verloren. Kein integriertes Onboarding, der Hire fällt nach Vertragsunterschrift in ein Loch. Probezeit-Abbrüche steigen.
Active Sourcing: Recruiter-Personalkosten 4.500 bis 6.000 EUR pro Monat brutto, plus 122,92 EUR Lizenz, plus 7,3 Stunden Wochenaufwand pro Stelle. Bei zwei parallelen Stellen ist die Recruiter-Stelle ausgelastet.
Eigen-Recruiting: Vakanzkosten laufen weiter. Bei Handwerk-Vakanz 224 Tage = 32.600 EUR pro Stelle, die Sie still und leise verlieren.
Wer ehrlich rechnet, kommt fast immer bei einem höheren CPH an, als die Anbieter angeben. Das ist der Grund, warum CPH-Transparenz im Markt so selten ist. Wer den Listenpreis akzeptiert, ohne die versteckten Kosten dazu zu rechnen, vergleicht Äpfel mit Birnen.
Die ehrliche Cost-per-Hire-Rechnung: Ein Case (Logistik-KMU)
einem Logistik-KMU im Norden. Berufskraftfahrer für High-Tech-Transporte mit OP-Roboter-Aufbau. Eine Nische: Führerschein CE Pflicht, Kennziffer 95 (Berufskraftfahrer-Qualifikation), Deutsch C1 Pflicht wegen technischer Dokumentation. Im Februar 2026 mit dem 90-Tage-Fachkraftsystem gestartet.
Ergebnis nach 30 Tagen:
- Werbebudget Monat 1: 950,71 EUR (extern an die Plattform)
- Bewerbungen gesamt: 53
- Telefonisch qualifiziert (durch Senior-Berater): 27 (51 Prozent Vorquali-Quote)
- Vorstellungsgespräche bestätigt: 11
- Einstellungen Monat 1: 2
53 Bewerbungen · 2 Einstellungen · 475 EUR Cost per Hire. Bei identischer Stelle hätte Headhunter (BDU 27,8 % auf 40K Brutto) 11.120 EUR pro Hire verlangt. Bei zwei Hires also 22.240 EUR Honorar. Differenz allein im ersten Monat: rund 21.290 EUR.
Dazu kommt: die Kampagne läuft weiter. Jeder Hire in Monat 2 und Monat 3 senkt den durchschnittlichen CPH zusätzlich. Headhunter hätte für jeden weiteren Hire wieder das volle Honorar abgerufen.
475 EUR CPH sind kein Standardergebnis, sondern das Ergebnis eines Monats in einer spezifischen Region mit einer sauber strukturierten Stellenbeschreibung. Ehrliche Erwartungshaltung für klassische Logistik-Stellen liegt in einem Korridor von 1.000 bis 3.000 EUR pro Hire über die volle Laufzeit. Das ist immer noch ein Bruchteil dessen, was Headhunter und klassische Vermittler nehmen.
Aus 85+ Recruiting-Kampagnen seit 2024 weiß ich: Wer den Cost per Hire ehrlich misst (also inklusive aller Folgekosten und Wiederbesetzungen), ist mit dem Marketing-Stack-Modell (Social Recruiting plus Senior-Vorqualifizierung plus Onboarding) bei Mittelstands-Stellen im Logistik- und Handwerks-Bereich konsequent günstiger unterwegs.
Welches Modell für welche Situation? Entscheidungs-Framework
Es gibt nicht das eine richtige Modell. Es gibt das passende Modell für Ihre Situation. Hier mein Entscheidungs-Frame aus über 85 Kampagnen:
Situation 1: Sehr kleines Volumen, niedrige Fluktuation (1-2 Stellen pro Jahr)
Mitarbeiterempfehlung als Erstes (501-1.000 EUR Prämie). Wenn nichts kommt, eine StepStone-Anzeige im Pro-Plus-Paket (1.699 EUR). Eigen-Recruiting parallel. Cost per Hire realistisch 1.500 bis 4.000 EUR.
Situation 2: Mittelstand mit kontinuierlichem Bedarf (3-8 Stellen pro Jahr) im gewerblichen Bereich
Hier liegt der Hebel des 90-Tage-Fachkraftsystems. 3.500 EUR Setup, 2.000 EUR pro Monat, drei Monate Mindestlaufzeit. Sie kommen pro Stelle deutlich unter Headhunter-Niveau und haben Onboarding plus Fluktuationsschutz mit drin. Senior-Vorqualifizierung schützt Ihre Zeit. Sinnvoll insbesondere für: Logistik (Fahrer, Lager, Disposition), Handwerk (SHK, Elektro, Anlagenbau), industrielle Fachkräfte.
Situation 3: Volumen-Hires Helfer / Lager / einfache Fachkräfte
Indeed CPSA (5-30 EUR pro begonnener Bewerbung) plus eine kompakte Sofortkampagne über Social-Recruiting-Stack. Ziel ist Quantität, nicht Tiefe in der Persona-Diagnose.
Situation 4: IT, Tech, Akademiker
Active Sourcing über LinkedIn (Recruiter Lite 122,92 EUR/Monat) plus Stellenanzeige in einem spezialisierten Job-Portal. Geduld haben, Time-to-Fill ist hier länger.
Situation 5: Top-Management ab 100K Gehalt
Headhunter (Executive Search, BDU 27,8 Prozent), keine Frage. Diskretion und Netzwerk sind hier der eigentliche Wert. Garantiezeiten verhandeln.
Situation 6: Langfrist-Autarkie
KI-System schlüsselfertig (10.000 EUR einmalig) für Unternehmen ab 8 Stellen pro Jahr, die Recruiting nicht dauerhaft an einen Dienstleister binden wollen. Übergabe auf eigenen Server, danach nahezu nur noch Werbebudget.
Wer in den letzten 12 Monaten mehr als 8.000 EUR pro Hire bezahlt hat (im klassischen Mittelstand, gewerbliche Bereiche), zahlt mit hoher Wahrscheinlichkeit zu viel. Nicht weil das alte Modell schlecht ist, sondern weil ein anderes Modell die gleiche Stelle für einen Bruchteil besetzt.